中学校や高校、大学では、学生がスクールカウンセラーやソーシャルワーカーに相談できる仕組みが普及してきました。一方で、予約の仕組みに改善の余地がある学校も少なくありません。
この記事では、教員や教務の方向けに、スクールカウンセリングの予約をLINEで行う方法について解説していきます。
実際にLINE予約の仕組みを導入している高校の事例もご紹介するので、是非ご覧ください。
スクールカウンセラーへの予約をLINEで行う重要性
近年、スクールカウンセラーやソーシャルワーカーの役割はますます重要になり、多くの学校で相談ができる仕組みが整ってきました。一方で、予約を取るには、電話や口頭、紙での提出が必要になり、以下のような学生のニーズに対応ができていない場合があります。
- 先生や他人に知られず予約をしたい
- 予約するのに手間がかかるので、もっと簡単に予約をしたい
- タイミングを逃してしまうことがあるので、相談したいと思った時にすぐに予約をしたい
これらの課題を解決するために、LINEを使ったスクールカウンセリングの予約システムが注目されています。LINEは学生にとって身近なコミュニケーションツールです。予約における心理的なハードルを下げ、気軽に相談しやすい環境を作ることに繋がります。また、教員や教務の方々にとっても、予約管理の効率化やスムーズな情報共有が可能になるなど、多くのメリットがあります。
LINEの予約システムを導入する際の注意点
学生がLINEで予約できるシステムを導入するには、LINE公式アカウントを活用する必要があります。
しかし、LINE公式アカウントには予約管理機能が提供されていないため、LINE内で完結する予約システムを利用する場合は、LINE公式アカウントと連携できる「予約ツール」を併用する必要があります。
当社が提供する「Liny（リニー）」を使えば、LINE内で予約の仕組みを作ることができます。
Linyは、LINE公式アカウントのサポートツールです。LINE公式アカウントとLinyを併用することで、LINE公式アカウントだけではできない「顧客管理」「セグメント配信」「予約管理」などが実現します。
ここからは、LINE公式アカウントとLinyを使った予約システムについてご紹介していきます。
LINE公式アカウントとLinyで予約を行うメリット
スクールカウンセリングの予約にLINE公式アカウントと予約システムを導入することで、学生と教員、双方にとって多くのメリットがあります。ここからは、それぞれのメリットをご紹介していきます。
学生のメリット
まずは学生側のメリットです。
LINEから簡単に予約ができる
LINEはスマートフォンを利用しているほとんどの学生が日常的に利用しているツールです。LINE公式アカウントを通じた予約の仕組みを提供することで、学生たちは自分のスマホから簡単に予約ができるようになります。別途アプリをダウンロードすることも、WebブラウザからURLを入力する必要もありません。
従来の電話や対面での予約に躊躇していた学生にとって、人を介さずに予約を取れることは、予約の心理的負荷を下げることに繋がるでしょう。
リアルタイムで空き状況が確認できる
Linyの予約機能を利用すれば、いつでも予約の空き状況をリアルタイムに確認できます。電話をかけたり、空き日時を確認する手間が省け、予約をしたいと思った時に、すぐに空いている日時から希望日を選択できます。
キャンセル・変更も簡単にできる
急にキャンセルや変更をしたくなった場合も、LINEから簡単に手続きできます。電話をかける手間や気まずさを解消するので、無断キャンセルの減少にもつながります。
教員・教務・カウンセラーのメリット
次は、教員・教務・カウンセラー側のメリットです。
予約管理の自動化で業務負荷が軽減できる
Linyの予約機能を用いることで、予約受付、リマインドメッセージの送付、変更・キャンセル対応などを自動化でき、業務負担の軽減に役立ちます。
予約管理に費やす時間を大幅に削減でき、本来の業務や別の対応に時間を割くことができます。また、人為的ミスの防止にもなります。
予約名簿をCSVで出力できる
Linyでは、予約データをCSV形式で出力できます。予約名簿を簡単に作成でき、関係者間での情報連携を容易にします。
管理者が予約を代行できる
学生が直接予約できない場合、教員やカウンセラーが予約を代行できます。学生の状況に合わせて柔軟に対応できるため、スムーズな申し込み対応に役立ちます。
Linyの予約機能でできること
Linyの予約機能でできることをご紹介します。
Linyの予約システム
予約管理の自動化
LINE上で予約が完結する「予約フォーム」を自由に設定できます。設定可能な項目例は以下です。
- 日時別の申し込み枠
- 申し込み時に取得する情報
- ユーザーからの変更・キャンセルの可否
学生の予約操作の流れは、以下のようになります。
予約の流れ
また、予約完了後には予約内容を自動送付できます。
予約完了メッセージの例
このように、予約申し込みに関する作業を自動化することが可能です。
予約状況の管理・確認・CSV出力
教員・カウンセラー側は、予約状況を管理画面上で確認することができます。また、CSVで予約名簿の出力も可能です。
キャンセルや変更の自動化
キャンセルや変更も可能
学生はLINE公式アカウント上で簡単に予約のキャンセルや変更が可能です。システムが自動で対応するため、教員やカウンセラーが変更やキャンセル対応を行う必要はありません。
また、キャンセルや変更が可能な期限（例：予約日の何日前まで）を設定でき、運用に合わせてカスタマイズしていただけます。
リマインドメッセージの自動送付
リマインドメッセージの例
Linyでは、予約日時のリマインドメッセージを自動で送信できます。学生はLINEでメッセージを確認できるため、開封までのスピードが速く、予約忘れを効果的に防ぐことができます。
フォローメッセージの自動送付
予約後にはフォローメッセージを自動送信できます。必要に応じて、カウンセリング1週間後、1ヶ月後などにフォローメッセージを送付することで、継続的なサポートを提供することができます。
複数の予約フォームの作成
予約フォームは複数作成することができます。カウンセリングの予約だけではなく、行事の申し込みや予約管理も可能です。
学校や教育機関では、さまざまなシーンで学生・保護者の予約管理を行うシーンがあります。その際、Linyを用いることで、必要な時に予約の仕組みを構築することが容易です。
Linyで予約の仕組みを構築する流れ
Linyを利用して予約の仕組みを構築するステップをご紹介します。
- LINE公式アカウントの作成
- LINE公式アカウントとLinyの連携
- Linyで予約設定を行う
- LINEで予約ができるようになったことを周知する
順番に見ていきましょう。
1. LINE公式アカウントの作成
まずは、LINE公式アカウントを作成します。すでにLINE公式アカウントをお持ちの場合は、このステップはスキップできます。
2. LINE公式アカウントとLinyの連携
次に、LINE公式アカウントとLinyの連携を行います。連携をすることで、Liny上でLINE公式アカウントで配信するメッセージの作成や、リッチメニューの設定が可能になります。
3. Linyで予約設定を行う
Liny上で、カウンセリングの予約設定を行います。予約可能な日時などを設定し、学生が簡単に予約できるよう予約フォームを作成します。
4. LINEで予約ができるようになったことを周知する
LINE公式アカウントでカウンセリング予約ができることを、学生に伝え、利用を促します。
初めてLINE公式アカウントを作った場合は、学校のLINE公式アカウントを友だち追加してもらうように呼びかける必要があります。
Linyの予約機能でカウンセリング予約数が3倍になった通信制高校の事例
1,200名以上の生徒を抱える通信制の高校では、スクールカウンセラーへの予約を、電話からLinyを活用したLINE予約の仕組みに切り替えたところ、予約数が3倍に増加しました。
スクールカウンセラーの予約は3倍も増えたので、かなり変化がありましたね。 電話予約のみの時は全体の予約枠の約20%が埋まる状況でしたが、LINEを利用してから予約枠が60%以上埋まるようになりました。
電話予約の場合は、まず学校に連絡し事務が対応した後、担当の先生を呼び出すというプロセスが必要だったため、予約のハードルが高くなっていたんです。やはり不安や悩みを抱えた方がカウンセラーを予約するケースが多いため、LINEで人に知られずに直接予約できるようになったことが予約数増加に繋がったのだと思います。
まとめ
学校のスクールカウンセラーの予約管理をLINEとLinyで自動化することで、学生の利便性の向上、業務負荷の軽減、カウンセリング数の促進などの改善が期待できます。
Linyは、予約管理に必要な機能が豊富に備わっているだけでなく、セグメント配信やユーザー管理ツールとしても活用いただけます。
「より具体的な活用方法について知りたい」「他校の事例を詳しく知りたい」「デモを触ってみたい」などのご希望は、お気軽に以下からお問い合せください。
