自治体や企業で複数の部署やスタッフがLINE公式アカウントを運用する場合、以下のような要望が生じることがあります。
- 担当者ごとに閲覧できる個人情報を制限したい
- 部署・課ごとに操作できる機能を制限したい
- 委託先には、業務に必要な機能だけを許可したい
こうした運用を実現するため、Linyでは、役割に応じて操作範囲を設定できる「権限管理機能」を提供しています。
機能ごとの利用可否だけでなく、一部の機能では閲覧・操作できる範囲を細かく設定することも可能です。
本記事では、Linyの権限管理機能の全体像と、設定できる内容を解説します。
Linyの権限管理とは
Linyでは、複数の担当者でLINE公式アカウントを運用する場合に、役割や業務内容に応じて閲覧できる情報や利用できる機能などを制限できます。
権限管理の方法は、大きく分けて以下の2つです。
- スタッフ権限：スタッフごとに、閲覧できる情報や利用できる機能を制限できる
- オペレーター機能：1対1トークと予約管理のみを利用でき、対応できる友だちの範囲も制限できる
「スタッフ権限」と「オペレーター機能」で細かな権限管理を実現
それぞれの権限管理について、詳しく見ていきましょう。
閲覧できる情報・利用できる機能を制限するスタッフ権限
スタッフ権限では、スタッフごとに閲覧・操作できる範囲を設定できます。
設定できる主な対象は、以下のとおりです。
- 友だちの詳細情報やトーク履歴の閲覧
- 各種機能の操作
- 利用できるフォルダ
スタッフごとに必要な範囲だけを許可することで、個人情報への不要なアクセスや、担当外の機能・コンテンツの誤操作を防ぎやすくなります。
具体的にどのような機能を制限できるのかは、後ほど詳しく紹介します。
対応する友だちも制限できるオペレーター機能
オペレーター機能は、1対1トークと予約管理のみを操作できるアカウントです。加えて、対応できる友だちの範囲も以下のように設定できます。
- すべての友だち
- 自分が担当する友だち
- 特定のタグが付いた友だち
担当者ごとに対応できる友だちを分けることで、担当外の顧客情報へのアクセスや誤対応を防ぎながら、役割に沿って個別対応を分担できます。また、利用できる機能が1対1トークと予約管理に限られているため、操作方法を覚える範囲を抑え、必要な業務に集中しやすくなります。
Linyのスタッフ権限で制限できる機能
ここからは、2つの権限管理のうち「スタッフ権限」について詳しく紹介します。
Linyのスタッフ権限では、スタッフごとに「閲覧できる情報」と「利用できる機能」を個別に設定できます。
権限を設定できる主な対象は、以下のとおりです。
| 分類 | 対象となる機能の例 |
|---|---|
| 友だち情報 | 顧客情報の閲覧・変更、タグや個別メモの編集 |
| 1対1トーク | 友だちリスト、友だち詳細画面、個別トーク、トーク一覧 |
| メッセージ | テンプレート管理、シナリオ配信、一斉配信、回答フォーム、予約など |
| 統計情報 | クリック測定、コンバージョン、流入経路などの分析 |
| コンテンツ | リッチメニュー、画像などの登録メディア |
このように、顧客情報の閲覧から配信、フォーム・予約、分析まで、幅広い機能についてスタッフごとに利用可否を設定できます。
今回の機能強化では、さらに細かな権限設定が追加されました。続いて、新たに設定できるようになった内容を詳しく紹介します。
機能ごとの閲覧・操作範囲をさらに細かく制御可能に
スタッフ権限では、機能ごとの利用可否に加え、一部の機能については、閲覧・操作できる範囲をさらに細かく設定できます。
主な対象機能と、権限を設定できる単位は以下のとおりです。
| 対象機能 | 設定単位 | 設定できる内容 |
|---|---|---|
| 1対1トーク | 機能単位 | 閲覧・操作の許可 |
| 一斉配信 | フォルダ単位 | 閲覧・操作できるフォルダを指定 |
| タグ指定 | 配信先をタグで制限 | |
| テンプレートの管理 | フォルダ単位 | 作成・編集できるフォルダを指定 |
| テンプレートの使用 | フォルダ単位 | 使用できるフォルダを指定 |
| 回答フォーム | フォルダ単位 | 利用できるフォルダを指定 |
| イベント予約 | フォルダ単位 | 利用できるフォルダを指定 |
| カレンダー予約 | カレンダー単位 | 操作できるカレンダーを指定 |
※対応する機能は順次拡大しています。
各機能の詳しい設定内容は以下で解説します。
1対1トークの閲覧・操作を制限
1対1トークでは、スタッフごとに閲覧・操作を許可するかどうかを設定できます。
個人情報や顧客とのやり取りを確認できるスタッフを、業務上必要な担当者に限定することで、担当外のスタッフによる情報の閲覧を防ぎやすくなります。
1対1トークの実施や友だち詳細の閲覧許可を管理できる
一斉配信をフォルダ・タグ単位で制限
一斉配信では、「一般スタッフ」の権限設定で、操作できるフォルダや配信先を制限できます。
■ フォルダによる制限
権限を「一部許可する」に設定すると、許可されたフォルダのみが一斉配信の一覧画面に表示され、新規配信や編集の際も、選択できるフォルダが制限されます。
部署や担当者ごとに管理する配信を分けられるため、担当外の配信予約を誤って編集・削除するリスクを抑えられます。
たとえば、一斉配信のフォルダごとに操作権限を設定し、担当するフォルダのみ許可できる
■ タグによる制限
配信先を制限したスタッフは、指定したタグが付いた友だちにのみ一斉配信を行えます。
たとえば、指定したタグが付いた友だちにのみ配信できるようにする
配信先をタグで制限できる
一斉配信の作成時には、配信先の絞り込み条件に指定したタグが自動で設定され、タグを外すと配信登録ができません。
これにより、短期スタッフやアルバイトによる誤配信のリスクを抑えながら、担当者ごとに配信業務を分担できます。なお、配信先を制限するタグは1つのみ選択できます。
テンプレートの管理・使用をフォルダ単位で制限
テンプレート機能では、配信や1対1トークに使用するメッセージをあらかじめ作成・保存できます。
「一般スタッフ」の権限設定では、テンプレートの「管理」と「使用」について、それぞれ許可するフォルダを指定できます。
■ テンプレートの管理
テンプレートを作成・編集する権限です。「一部許可する」に設定すると、許可されたフォルダ内のテンプレートのみ編集できます。
担当外のテンプレートを誤って変更するリスクを抑え、部署・店舗・担当者などの単位で管理範囲を分けられます。
たとえば、店舗別のフォルダを作成し、所属店舗のフォルダのみ許可できる
■ 各機能でのテンプレートの使用
個別トークや一斉配信、アクション設定などで、テンプレートを使用する権限です。
「一部許可する」に設定すると、各機能の設定画面で、許可されたフォルダのテンプレートのみ選択できます。
たとえば、店舗ごとに使用できるテンプレートのフォルダを指定できる
これにより、スタッフが担当外のテンプレートを誤って配信するなどのリスクを抑えられます。
※管理権限と使用権限は、テンプレートの閲覧を制限するものではありません。
回答フォームをフォルダ単位で制限
回答フォームについても、スタッフごとに利用できるフォルダを設定できます。
担当業務に必要なフォームだけを操作できるようにすることで、担当外のフォームへの不要なアクセスや誤操作を防ぎやすくなります。
たとえば、委託会社向けのフォルダを作成し、該当フォルダのみ許可できる
イベント予約をフォルダ単位で制限
イベント予約でも、スタッフごとに利用できるフォルダを選択できます。
各スタッフが担当するイベントだけを管理できるため、他部署や他拠点が実施するイベントの設定を誤って変更するリスクを抑えられます。
たとえば、課ごとのフォルダを作成し、該当フォルダのみ許可できる
カレンダー予約を個別に制限
カレンダー予約では、「一般スタッフ」の権限設定で、操作できるカレンダーを個別に指定できます。
権限を「一部許可する」に設定すると、許可されたカレンダー予約のみが一覧画面に表示されます。
たとえば、店舗ごとのカレンダーを作成し、該当カレンダーのみ許可できる
各スタッフが担当する予約だけを管理できるため、担当外の予約を誤って操作するリスクを抑えられます。
※「一部許可する」に設定したスタッフは、カレンダーの新規作成・コピー・名前の編集・並び替え・削除は行えません。
Linyの権限管理が役立つ活用シーン
Linyの権限管理は、複数の部署やスタッフ、外部の委託先が同じLINE公式アカウントを運用する場合に役立ちます。
担当者ごとに閲覧できる情報や利用できる機能、対応する友だちの範囲を分けることで、それぞれの役割に応じた運用体制を整えられます。
ここでは、具体的な活用シーンを紹介します。
複数の部署で一つのLINE公式アカウントを運用する場合
企業で、マーケティング部・営業部・カスタマーサポート部などが同じLINE公式アカウントを利用する場合、部署ごとに閲覧・操作できる機能やフォルダを分けられます。
たとえば、マーケティング部にはメッセージ配信と統計情報、営業部には1対1トークと営業用フォルダ、カスタマーサポート部には1対1トークと予約管理を許可するといった設定が可能です。
各スタッフが業務に関係する範囲だけを扱えるため、他部署の設定を誤って変更したり、担当外の情報へアクセスしたりするリスクを抑えられます。
部署ごとに利用できる機能やフォルダを制限できる
個人情報を扱う担当者を限定する場合
自治体では、住民から取得した氏名・連絡先・住所などの個人情報を、業務上必要な課や担当者だけが閲覧できるようにしたい場合があります。
Linyのスタッフ権限を活用すれば、友だちに関する情報や1対1トークを閲覧できるスタッフを限定できます。
それ以外の担当者には、配信作成やコンテンツ編集など、業務に必要な機能だけを許可する運用が可能です。
個人情報への不要なアクセスを抑え、組織内で情報を適切に管理しやすくなります。
友だちの詳細画面にアクセスできる課を限定できる
複数店舗・拠点で運用する場合
複数の店舗や拠点で同じLINE公式アカウントを運用する場合、スタッフごとに利用できる機能やフォルダを制限できます。
たとえば、各店舗の担当者には自店舗のメッセージテンプレートやイベント予約のフォルダのみを許可し、本部では全店舗の情報を確認できるように設定するとよいでしょう。
また、店舗や担当スタッフごとにカレンダー予約を分けている場合は、それぞれの担当カレンダーに限定して操作権限を付与できます。
一斉配信についても、店舗ごとのタグを配信先に指定すれば、各店舗のスタッフが自店舗の友だちにのみ配信できるようになります。
これにより、本部では全体を管理しながら、各店舗・拠点では必要な業務だけを行えるため、運用ルールを統一しつつ、現場ごとの役割に合わせた運用が可能です。
店舗ごとに利用できる機能やフォルダを制限できる
外部スタッフや委託先と共同で運用する場合
メッセージ作成やコンテンツ制作など、一部の業務を外部の企業へ委託する場合にも、スタッフ権限を活用できます。
委託先には、委託先用フォルダとメッセージテンプレートの作成権限だけを許可し、実際の配信操作はできないように設定可能です。
配信前の最終確認と配信実行は社内担当者が行うことで、制作と承認・実行の役割を分けられます。
友だちに関する情報や他部署のコンテンツへのアクセスも制限できるため、必要な範囲だけを共有しながら共同で運用できます。
委託先には一部の機能とフォルダのみ許可をする
お問い合わせ対応を担当者ごとに分ける場合
コールセンターやお問い合わせ窓口、営業支援など、個別の顧客対応を複数のスタッフで分担する場合は、オペレーター機能を活用できます。
オペレーターは1対1トークと予約管理のみを利用できるため、一斉配信などの権限を付与せず、個別対応に必要な範囲だけを任せられます。
さらに、店舗などに応じて友だちにタグを付け、オペレーターごとに対応できる友だちを分けることも可能です。
各担当者が自身の担当範囲に集中できるため、役割に沿って問い合わせ対応を分担しやすくなり、効率的に対応できます。
自分の担当顧客のみ閲覧・対応ができる
まとめ｜役割に応じた権限設定で安全なLINE運用を実現
Linyでは、スタッフごとに閲覧できる情報や利用できる機能を制限できます。機能によっては、フォルダ単位やカレンダー単位など、より細かな権限設定も可能です。
また、オペレーター機能を活用すれば、1対1トークを中心とした問い合わせ対応を担当範囲ごとに分担できます。
以下のようなLINE公式アカウントの運用をお考えの方は、ぜひLinyの活用をご検討ください。
- 個人情報を閲覧・管理できる担当者を限定したい
- 部署・課や店舗ごとに役割を分担してLINE公式アカウントを運用したい
- 外部委託先には必要な機能だけを許可したい
Linyのサービス資料では、権限管理をはじめとする機能や活用方法、導入支援について詳しく紹介しています。ぜひダウンロードしてご覧ください。
